Anforderungen an Ihre Unterlagen für Ihre Finanzbuchhaltung

Ihre Buchführung muss korrekt geführt werden. Wenn Ihre eingereichten Unterlagen nicht unseren Formvorgaben entsprechen, müssen diese von unseren Mitarbeitern manuell aufbereitet werden und dieser Aufwand wird Ihnen in Rechnung gestellt. Wir wollen verhindern, dass Ihnen ungewollt zusätzliche Kosten entstehen. Aus diesem Grund informieren wir Sie, in welcher Form Sie uns Ihre Belege übergeben sollen.

Fristen Finanzbuchhaltung

Sammeln Sie bitte alle betrieblichen Belege eines Kalendermonats und liefern Sie diese immer vollständig spätestens bis zum 05. des Folgemonats an uns.

Wir bevorzugen die Lieferung in Form von digitalen Belegen, weitere Informationen: digitaler Belegaustausch

Bitte prüfen Sie, ob für jede Position im Kontoauszug ein Beleg/Rechnung vorhanden ist. Private Ausgaben brauchen nicht erklärt zu werden. Das bedeutet, wir benötigen zur Buchung keinen Beleg sondern lediglich Ihren Hinweis zur Kennzeichnung der Buchung als Privat mit einem „P“. Die Vollständigkeit der Belege sichert uns eine reibungslose Abarbeitung der Buchhaltung und vermeidet unnötige Rückfragen und zusätzliche Kosten für Sie.

Um die Kosten für Sie zu reduzieren, sollten Sie vom Geschäftskonto möglichst keine privaten Zahlungen tätigen. Ebenso dürfen keine privaten Zahlungen auf dem betrieblichen Konto eingehen.

Struktur Belegablage

Wir unterscheiden in unserer Kanzlei diese Belegtypen:

  • Rechnungseingang (die Rechnungen Ihrer Lieferanten die Sie per Überweisung oder ec- oder Kredit-Karte bezahlen)
  • Rechnungsausgang (alle Rechnungen an Ihre Kunden)
  • Kasse (alle Belege die bar bezahlt werden, hierzu zählen die Rechnungen Ihrer Lieferanten, die Sie bar bezahlen und Nachweise für Ihre Rechnungen, die Ihre Kunden in bar bezahlt haben)
  • Sonstige (Kontoauszüge, Verträge, Freistellungsbescheinigungen...)

Wenn Sie uns digitale Belege liefern, dann sortieren Sie bitte Ihre Belege in die entsprechenden Ablageorte ein. Wichtig ist ein zeitnaher Upload, damit die Belege chronologisch eingehen. Wenn Sie uns analoge Belege liefern, trennen Sie diese in einem Pendelordner oder Briefumschlag mit Trennblättern. Ihre Mandantennummer und der Beleg typ muss sofort eindeutig erkennbar sein.


Gesetzliche Anforderungen an Ihre Belege

Bitte prüfen Sie diese immer, wenn Sie Rechnungen erhalten, ob sie den folgenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer. Wir empfehlen die Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. Das Lieferdatum bzw. das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum; dies ist der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung;
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung  sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (Skontoregeln)
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  9. bei Bauleistungen an Privatpersonen einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.

Bei Rechnungen deren Gesamtrechnungsbetrag 250,00€ nicht übersteigt müssen, gelten einfachere Regelungen:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Ausstellungsdatum,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
  4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Sie sind verpflichtet alle betrieblichen Belege 10 Jahre aufzubewahren! (Belege auf Thermopapier müssen geeignet konserviert werden. Wir empfehlen Ihnen diese als Kopie oder Scan zusätzlich zu archivieren.

Wichtig für Bauunternehmen

  • Wenn Sie im Bau SUB-Unternehmen beschäftigen, achten Sie darauf, dass diese SUB-Unternehmen in Deutschland registriert sind und eine gültige Freistellungsbescheinigung besitzen. Sollte dies nicht der Fall sein, melden Sie uns den Sachverhalt, damit wir die gesetzliche Bauabzugssteuer klären können.
  • Wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen möchten, ist gesetzlich vorgeschrieben, dass diese Arbeitnehmer vor Beginn der ersten Arbeiten auf der Baustelle / den Gaststätten und in anderen Betrieben von uns bei der Rentenversicherung mit einer Sofortmeldung angemeldet werden. Wenn nicht, gilt die Beschäftigung als strafbare Schwarzarbeit.
  • Wenn Sie für einen anderen deutschen Bauunternehmer tätig sind, fordern Sie von diesem Auftraggeber eine UST 1 TG-Bescheinigung (Nachweis der Steuerschuldnerschaft) an, um die Steuerschuld übertragen zu können.
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