E-Rechnung Empfangspflicht seit dem 01.01. 2025Was Sie als Unternehmer wissen sollten

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und eine automatische elektronische Verarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten ermöglicht. Die technischen Anforderungen an E-Rechnungen sind in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt. Zulässige Formate sind unter anderem XRechnung oder ZUGFeRD.

Auf den ersten Blick sehen eine PDF-Rechnung und eine ZUGFeRD Rechnung gleich aus. Technisch gibt es jedoch einen entscheidenden Unterschied:

Zeitplan der gesetzlichen Einführung

Die Einführung der E‑Rechnung erfolgt stufenweise und gilt ausschließlich für den B2B‑Bereich. Gesetzliche Ausnahmen werden in diesem Beitrag nicht betrachtet.

Seit 01.01.2025

• Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
• Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können

Ab 01.01.2027

• Verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026

Ab 01.01.2028

• Grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle betroffenen Unternehmen

Umfang der E-Rechnungsempfangspflicht

Die folgenden Aussagen sind dem oben genannten BMF‑Schreiben entnommen und zur besseren Lesbarkeit gekürzt. Ausnahmen und Sonderregelungen werden bewusst nicht dargestellt.

• „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger der Sonderregelung nach § 19 UStG unterliegt.“
• „Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unversehrtheit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein.“
• „Die Aufbewahrung einer Rechnung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen. Dabei muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein. Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt."
• „Für die Aufbewahrung von Rechnungen sind durch innerbetriebliche Kontrollverfahren die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sicherzustellen sowie die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Wird eine Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt, ist auch die Signatur an sich als Nachweis über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren."
• „Sofern für einen Umsatz nach § 14 Abs. 2 Satz 2 in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG. Wird in einem solchen Fall stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, handelt es sich nicht um eine ordnungsmäßige Rechnung im Sinne von §§ 14, 14a UStG, so dass diese Rechnung dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.“

Was bedeuten diese Pflichten für Sie als Unternehmer?

Diese Anforderungen können Sie nur dann vollständig erfüllen, wenn Sie über eine durchgängige digitale Rechnungsbearbeitung verfügen. Damit markiert der 01.01.2025 einen wesentlichen Stichtag für den Übergang von der analogen zur digitalen Rechnungsverarbeitung.

Empfang von E-Rechnungen

Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen werden können. Hierzu gehört insbesondere die Bereitstellung geeigneter elektronischer Empfangswege und Prozesse. Unsere Empfehlung ist, ein separates E-Mail-Postfach für den Rechnungsempfang einzurichten und dieses zusätzlich für den Empfang über eine Traffix-ID und eine Peppol-ID freizuschalten. Dadurch können eingehende Rechnungen automatisiert und mit nur wenigen manuellen Zwischenschritten direkt in Ihrer Buchhaltungslösung verarbeitet werden.

Verarbeitung von E‑Rechnungen

Empfangene Rechnungen müssen im Unternehmen nachvollziehbar und durchgängig digital verarbeitet werden. Was früher mit Stempel und Stift auf Papier dokumentiert wurde, erfolgt heute über geeignete digitale Werkzeuge. Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle Eingangsrechnungen am Ende vollständig und korrekt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden können. Parallele analoge und digitale Prozesse erhöhen das Fehlerrisiko deutlich. Daher empfiehlt es sich, analoge Eingangsrechnungen frühzeitig zu digitalisieren und sämtliche weiteren Bearbeitungsschritte konsequent digital abzubilden. Im Rahmen der Freigabe sollten Sie als Unternehmer in der Lage sein, alle eingehenden Rechnungen automatisiert prüfen zu lassen. Denn nur formal und inhaltlich valide E‑Rechnungen sind vorsteuerabzugsberechtigt und für die Einhaltung dieser Anforderungen tragen Sie persönlich die Verantwortung.

Archivierung von E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden. Sie brauchen eine Möglichkeit den Finanzbehörden diese zur Prüfung bereitstellen zu können. Wichtig ist dabei, dass die ursprüngliche elektronische Datei aufbewahrt wird. Ein Ausdruck oder eine nachträgliche Umwandlung in ein anderes Format ersetzt die Originaldatei grundsätzlich nicht.

Risiken bei fehlender Umsetzung

Unternehmen, die keine geeigneten Prozesse für den Umgang mit E-Rechnungen eingerichtet haben, setzen sich verschiedenen Risiken aus. Hierzu gehören insbesondere:

• Schwierigkeiten bei der Verarbeitung eingehender E-Rechnungen und erhöhter organisatorischer Aufwand
• Erhöhte Sicherheitsrisiken beim Empfang von E-Rechnungen per E-Mail
• Beanstandungen im Rahmen steuerlicher Prüfungen

Mögliche Auswirkungen auf Betriebsprüfungen im Kontext des Vorsteuerabzugs

Im Rahmen von Betriebsprüfungen kann rückwirkend geprüft werden, ob elektronische Rechnungen ordnungsgemäß archiviert wurden. Es ist denkbar, dass rückwirkend der gewährte Vorsteuerabzug gekürzt wird, wenn die entsprechenden Rechnungen nicht im Originalformat nachweisbar sind.

Handlungsempfehlungen für Sie als Unternehmer