E-faktura to faktura, która występuje w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym i umożliwia automatyczne przetwarzanie zawartych w niej danych dotyczących faktury. Wymagania techniczne dotyczące e-faktur zostały określone w normie europejskiej EN 16931. Dopuszczalnymi formatami są między innymi XRechnung lub ZUGFeRD.

Na pierwszy rzut oka faktura PDF i faktura ZUGFeRD wyglądają tak samo. Z technicznego punktu widzenia istnieje jednak zasadnicza różnica:

Harmonogram ustawowego wprowadzenia

Wprowadzenie e-faktury odbywa się etapami i dotyczy wyłącznie obszaru B2B. Ustawowe wyjątki nie są uwzględniane w niniejszym artykule.

Od 01.01.2025 r.

• Obowiązek odbioru e-faktur
• Przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość odbierania, przetwarzania i archiwizowania e-faktur.

Od 01.01.2027 r.

• Obowiązek wystawiania e-faktur dla przedsiębiorstw z rocznym obrotem przekraczającym 800 000 euro w 2026 r.

Od 01.01.2028 r.

• Co do zasady obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich przedsiębiorstw objętych tym obowiązkiem

Zakres obowiązku odbioru e-faktur

Poniższe stwierdzenia pochodzą z wyżej wymienionego pisma BMF i zostały skrócone dla lepszej czytelności. Wyjątki i szczególne regulacje zostały celowo pominięte.

• „Przedsiębiorcy krajowi muszą stworzyć techniczne warunki do odbioru e-faktury. Dotyczy to również sytuacji, gdy odbiorca faktury podlega szczególnemu uregulowaniu zgodnie z § 19 UStG.”
• „Ustrukturyzowaną część e-faktury należy przechowywać w taki sposób, aby była dostępna w swojej pierwotnej formie i spełniała wymagania dotyczące integralności. Należy zapewnić możliwość jej automatycznej analizy przez administrację skarbową.”
• „Faktura co do zasady musi być przechowywana w otrzymanym formacie. Należy przy tym zagwarantować autentyczność pochodzenia, integralność jej treści oraz jej czytelność. W przypadku e-faktury przynajmniej jej ustrukturyzowaną część należy przechowywać w taki sposób, aby była zachowana w niezmienionej, pierwotnej formie.”
• „W przypadku przechowywania faktur należy za pomocą wewnętrznych procedur kontrolnych zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz zagwarantować czytelność faktury. Jeżeli faktura jest przekazywana z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, również sam podpis należy przechowywać jako dowód autentyczności i integralności danych.”
• „Jeżeli w odniesieniu do transakcji zgodnie z § 14 ust. 2 zdanie 2 w związku z § 27 ust. 38 UStG istnieje obowiązek wystawienia e-faktury, tylko taka faktura spełnia co do zasady wymagania określone w §§ 14, 14a UStG. Jeżeli w takim przypadku zamiast niej wystawiona zostanie inna faktura, nie jest ona prawidłową fakturą w rozumieniu §§ 14, 14a UStG, w związku z czym co do zasady nie uprawnia do odliczenia podatku naliczonego.”

Co te obowiązki oznaczają dla Państwa jako przedsiębiorcy?

Spełnienie tych wymagań w pełnym zakresie jest możliwe tylko wtedy, gdy dysponują Państwo kompleksowym, cyfrowym procesem obsługi faktur. Tym samym dzień 01.01.2025 r. stanowi istotną datę graniczną przejścia z analogowego na cyfrowe przetwarzanie faktur.

Odbiór e-faktur

Przedsiębiorstwa muszą zapewnić możliwość odbierania e-faktur. Obejmuje to w szczególności zapewnienie odpowiednich elektronicznych kanałów odbioru oraz procesów. Zalecamy utworzenie oddzielnej skrzynki e-mail do odbioru faktur oraz dodatkowe jej udostępnienie do odbioru za pośrednictwem Traffix-ID i Peppol-ID. Dzięki temu przychodzące faktury mogą być automatycznie przetwarzane i, przy zaledwie kilku ręcznych etapach pośrednich, bezpośrednio przekazywane do rozwiązania księgowego.

Przetwarzanie e-faktur

Otrzymane faktury muszą być w przedsiębiorstwie przetwarzane w sposób umożliwiający ich prześledzenie i konsekwentnie cyfrowy. To, co dawniej dokumentowano na papierze za pomocą pieczątki i długopisu, dziś odbywa się przy użyciu odpowiednich narzędzi cyfrowych. Tylko w ten sposób można zapewnić, że wszystkie faktury przychodzące będą ostatecznie mogły zostać w całości i prawidłowo przekazane do księgowości finansowej.

Równoległe prowadzenie procesów analogowych i cyfrowych znacznie zwiększa ryzyko wystąpienia błędów. Dlatego zaleca się odpowiednio wcześnie digitalizować analogowe faktury przychodzące oraz konsekwentnie realizować wszystkie kolejne etapy ich przetwarzania w formie cyfrowej.

W ramach procesu zatwierdzania powinni Państwo jako przedsiębiorcy mieć możliwość automatycznego sprawdzania wszystkich otrzymywanych faktur. Tylko formalnie i merytorycznie prawidłowe e-faktury uprawniają do odliczenia podatku naliczonego, a za spełnienie tych wymagań osobiście odpowiadają Państwo jako przedsiębiorca.

Archiwizacja e-faktur

Faktury elektroniczne muszą być archiwizowane zgodnie z ustawowymi obowiązkami dotyczącymi ich przechowywania. Muszą Państwo mieć możliwość udostępnienia ich organom podatkowym do celów kontroli. Ważne jest przy tym, aby przechowywany był pierwotny plik elektroniczny. Wydruk lub późniejsza konwersja do innego formatu co do zasady nie zastępują pliku oryginalnego.

Ryzyko związane z brakiem wdrożenia

Przedsiębiorstwa, które nie wdrożyły odpowiednich procesów dotyczących obsługi e-faktur, są narażone na różnego rodzaju ryzyka. Należą do nich w szczególności:

• Trudności w przetwarzaniu przychodzących e-faktur i zwiększony nakład organizacyjny
• Zwiększone ryzyko bezpieczeństwa przy odbiorze e-faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej
• Zastrzeżenia w ramach kontroli podatkowych

Możliwe konsekwencje dla kontroli przedsiębiorstwa w kontekście odliczenia podatku naliczonego

W ramach kontroli przedsiębiorstwa może zostać wstecznie sprawdzone, czy faktury elektroniczne były prawidłowo archiwizowane. Możliwe jest, że wstecznie zostanie zmniejszone przyznane odliczenie podatku naliczonego, jeżeli odpowiednie faktury nie będą możliwe do wykazania w oryginalnym formacie.

Zalecenia dotyczące działań dla Państwa jako przedsiębiorcy